1. Dataansvarlig
Hvashøj Ejendomme & Service ApS er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du har spørgsmål, ønsker at udøve dine rettigheder eller har andre henvendelser vedrørende denne politik, kan du kontakte os på: Hvashøj Ejendomme & Service ApS CVR-nr.: 46280482 Adresse: Lindevej 6, 4241 Vemmelev Email: kontakt@hvashoejservice.dk Telefon: 42 57 17 97 \ Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), da vi ikke er forpligtet hertil under GDPR artikel 37.

2. Personoplysninger vi indsamler 
Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere vores tjenester og overholde juridiske krav. Dette omfatter: Identifikationsoplysninger: Navn (kontaktpersoner hos erhvervskunder samt privatpersoner), CVR-nummer (for erhvervskunder). Kontaktoplysninger: E-mailadresse, telefonnummer, bopælsadresse og ejendomsadresse. Økonomiske oplysninger: Fakturerings- og betalingsoplysninger, herunder bankoplysninger til brug for fakturering og betaling for leverede services. Ejendoms- og adgangsdata: Oplysninger om ejendommen, herunder nøgler, adgangskoder og særlige forhold ved ejendommen, der er nødvendige for at levere vores services. Aftale- og kontraktsoplysninger: Oplysninger indeholdt i indgåede serviceaftaler og samarbejdskontrakter, herunder aftalevilkår og historik over leverede opgaver. Kommunikationsdata: Korrespondance med os via e-mail, telefon eller anden kommunikation vedrørende aftaler, opfølgning og serviceudførelse.

3. Formål og retsgrundlag for behandling
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål med angivelse af det juridiske grundlag: Formål Retsgrundlag (GDPR) Beskrivelse Levering af ejendomsservices (rengøring, tilsyn, udendørs vedligeholdelse, klargøring af lejligheder, småt håndværk mv.) Kontraktopfyldelse (artikel 6(1)(b)) For at opfylde vores aftale med dig og levere de bestilte services på din ejendom. Fakturering og betaling Kontraktopfyldelse (artikel 6(1)(b)) og juridisk forpligtelse (artikel 6(1) (c)) For at udstede og afsende fakturaer, registrere betalinger og opfylde krav i bogføringsloven og skattelovgivningen. Kommunikation og aftaleadministration Kontraktopfyldelse (artikel 6(1) (b)) For at koordinere opgaver, bekræfte aftaler, følge op på udførte services og besvare henvendelser. Kontraktstyring Kontraktopfyldelse (artikel 6(1)(b)) og legitim interesse (artikel 6(1) (f)) For at administrere og dokumentere indgåede serviceaftaler og samarbejdskontrakter. Vores legitime interesse er at have korrekt dokumentation af aftalte vilkår. Overholdelse af lovmæssige forpligtelser Juridisk forpligtelse (artikel 6(1)(c)) For at overholde krav i bogføringsloven, skattelovgivning og øvrig relevant lovgivning. Konsekvenser ved ikke at afgive oplysninger: Hvis du ikke afgiver de nødvendige personoplysninger (navn, adresse, kontaktoplysninger og betalingsoplysninger), kan vi ikke indgå aftale med dig eller levere de bestilte services. Oplysninger om ejendommen (herunder adgangsforhold) er ligeledes nødvendige for at kunne udføre de aftalte opgaver. Automatiserede beslutninger og profilering: Vi foretager ikke automatiserede individuelle afgørelser eller profilering af vores kunder. 

4. Deling af personoplysninger 
Vi deler kun dine personoplysninger, når det er nødvendigt og i overensstemmelse med gældende lovgivning: Med tjenesteudbydere (databehandlere): Vi anvender følgende kategorier af databehandlere, som behandler personoplysninger på vores vegne: Regnskabssystem (Dinero): Til bogføring, fakturering og regnskabsopgaver. Dinero er et dansk regnskabsprogram, der behandler faktura- og betalingsoplysninger på vores vegne. Underleverandører: Ved opgaveudførelse på ejendommen kan relevante oplysninger om ejendom og adgangsforhold videregives til underleverandører, der udfører arbejdet på vores vegne. Alle vores databehandlere er underlagt databehandleraftaler, der sikrer passende beskyttelse af dine personoplysninger i overensstemmelse med GDPR artikel 28. Med myndigheder: Når det kræves ved lov, kan vi dele dine data med relevante myndigheder, herunder Skattestyrelsen, politiet eller Datatilsynet. Med forretningspartnere: Vi deler ikke dine personoplysninger med forretningspartnere til egne formål ud over de kategorier af modtagere, der er nævnt ovenfor. Ved virksomhedsoverdragelse: I tilfælde af fusion, opkøb eller salg af virksomheden kan dine personoplysninger overdrages til den nye ejer. Andre modtagere: Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjeparter til markedsføringsformål.

5. Opbevaringsperioder 
Vi opbevarer dine personoplysninger kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne politik, eller for at overholde juridiske forpligtelser: Type data Opbevaringsperiode Begrundelse Kundeoplysninger (navn, adresse, kontaktoplysninger) Så længe kundeforholdet er aktivt + 5 år efter afsluttet samarbejde Kontraktopfyldelse, eventuelle reklamationer og overensstemmelse med bogføringslovens krav Faktura- og regnskabsdata (herunder betalingsoplysninger) 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører Bogføringsloven § 12 kræver opbevaring af regnskabsmateriale i minimum 5 år Ejendoms- og adgangsdata (nøgler, adgangskoder, særlige forhold) Så længe kundeforholdet er aktivt. Slettes umiddelbart efter afsluttet samarbejde, medmindre opbevaring er nødvendig af dokumentationshensyn Nødvendig for servicelevering. Begrænset opbevaring minimerer risikoen ved følsomme adgangsoplysninger Aftale- og kontraktsdokumenter 5 år efter afsluttet samarbejde Dokumentation af aftalevilkår og eventuelle tvister samt bogføringslovens krav Kommunikation (e-mail, beskeder mv.) 2 år efter afsluttet samarbejde Dokumentation for udførte opgaver og eventuelle reklamationer Efter opbevaringsperioden slettes eller anonymiseres data sikkert i overensstemmelse med vores retningslinjer for datasletning.

6. Dataoverførsler til tredjelande
Vi opbevarer og behandler alle personoplysninger inden for EU/EØS og overfører ikke data til tredjelande uden for EU/EØS. Såfremt vi fremover anvender systemer eller leverandører, der medfører overførsler til tredjelande, vil vi opdatere denne politik og sikre passende garantier i overensstemmelse med GDPR kapitel V. 

7. Dine rettigheder under GDPR
Som registreret har du følgende rettigheder: Ret til indsigt (artikel 15): Du har ret til at få bekræftet, om vi behandler dine personoplysninger, og i så fald få indsigt i disse oplysninger samt modtage en kopi. Ret til berigtigelse (artikel 16): Du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet og ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort. Ret til sletning - "retten til at blive glemt" (artikel 17): Du kan anmode om sletning af dine personoplysninger, medmindre vi har lovpligt til at opbevare dem eller andet legitimt grundlag for at fortsætte behandlingen. Ret til begrænsning af behandling (artikel 18): Under visse omstændigheder kan du anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger. Ret til dataportabilitet (artikel 20): Du har ret til at modtage de personoplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få overført disse til en anden dataansvarlig. Ret til indsigelse (artikel 21): Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, når behandlingen er baseret på legitime interesser eller sker til direkte markedsføring. Ret til at trække samtykke tilbage (artikel 7): Hvis behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage uden at påvirke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen. Hvordan udøver du dine rettigheder? Kontakt os på kontakt@hvashoejservice.dk eller send et brev til vores adresse. Vi vil besvare din anmodning inden for 30 dage (kan forlænges til 90 dage ved komplekse eller mange anmodninger). Vi kan anmode om yderligere information til at bekræfte din identitet, før vi imødekommer din anmodning. Klageadgang: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger er i strid med databeskyttelsesforordningen: Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Telefon: 33 19 32 00 Email: dt@datatilsynet.dk Website: www.datatilsynet.dk

8. Datasikkerhed 
Vi implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang. Vores sikkerhedsforanstaltninger omfatter: Tekniske foranstaltninger: Kryptering af data under transmission (TLS/SSL) og når det er gemt Firewall og antivirus-beskyttelse Regelmæssige sikkerhedsopdateringer af systemer og software Logging og monitoring af sikkerhedshændelser Adgangskontrol til systemer og databaser med stærke adgangskoder og tofaktorgodkendelse, hvor det er muligt Organisatoriske foranstaltninger: Adgangskontrol - kun autoriseret personale har adgang til personoplysninger Fortrolighedsaftaler med medarbejdere Regelmæssig træning af personale i datasikkerhed og GDPR Klare procedurer for håndtering af databrud Regelmæssige risikovurderinger i overensstemmelse med GDPR artikel 32 Begrænsning af adgang til ejendoms- og adgangsdata til de medarbejdere og underleverandører, der har behov herfor til opgaveudførelsen Intet system er dog fuldstændig sikkert, og vi opfordrer dig til at kontakte os straks, hvis du har mistanke om, at dine oplysninger er kompromitteret, eller hvis du ønsker at ændre de adgangsoplysninger (nøgler, koder mv.), vi er i besiddelse af. Databrud: Hvis vi opdager et databrud, der sandsynligvis indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, vil vi underrette dig uden unødig forsinkelse i overensstemmelse med GDPR artikel 34.